När Westfield Mall of Scandinavia ville effektivisera hanteringen av taggar i centrumet fanns en tydlig ambition: lösningen skulle inte bara digitalisera ett befintligt arbetssätt, utan vara anpassad efter hur vardagen faktiskt fungerar i centrumet.
Istället för att köpa in ett färdigt system valde Westfield Mall of Scandinavia att tillsammans med We Know IT ta fram en skräddarsydd lösning för nyckel- och taggkvittens. Målet var att skapa ett mer strukturerat, spårbart och användarvänligt arbetssätt för beställningar, godkännanden, utlämning, återlämning och uppföljning av taggar.
I ett stort centrum som Westfield Mall of Scandinavia är tagghantering en viktig del av den dagliga driften. Hyresgäster, personal, vakter, tekniska funktioner och serviceaktörer behöver kunna hantera behörigheter på ett säkert och effektivt sätt.
Tidigare byggde delar av processen på manuella moment, vilket gjorde det svårare att få en tydlig överblick över vilka taggar som var i omlopp, när de skulle lämnas tillbaka och vilka ärenden som behövde hanteras.
Westfield Mall of Scandinavia kom därför till We Know IT med en idé om att digitalisera sättet taggar kvitteras ut i centrumet. I projektunderlaget beskrivs målet som att utveckla ett webbaserat nyckelkvittenssystem som digitaliserar och effektiviserar processen för nyckel- och tagghantering, samt ersätter manuella arbetsflöden med ett mer strukturerat och spårbart system.
En viktig del av projektet var att förstå hur tagghanteringen fungerar i praktiken. Under våren 2025 genomfördes workshops och möten tillsammans med bland annat technical managers, vakt och receptionspersonal.
Syftet var att samla in input från de personer som faktiskt arbetar med processen i vardagen: vad som fungerar bra, vad som tar tid, vilka moment som är krångliga och vad ett nytt system behövde stödja för att skapa verklig nytta.
Utifrån detta kunde We Know IT och Westfield Mall of Scandinavia tillsammans forma ett digitalt flöde som följde centrumets arbetssätt, snarare än att tvinga verksamheten att anpassa sig efter en färdig standardlösning.
Efter vårens behovsarbete utvecklade We Know IT en första version av systemet under sommaren 2025. Under hösten förfinades lösningen vidare baserat på feedback, tester och praktiska insikter från användarna.
Systemet sattes sedan i drift i mars 2026 och används idag i den dagliga verksamheten på Westfield Mall of Scandinavia.
Lösningen omfattar bland annat beställningar från hyresgäster, hantering i adminpanel, godkännande av vakt, utlämning via reception, signering, aktivering och registrering i ett digitalt taggregister. Administratörer kan söka fram information via exempelvis taggnummer, namn, telefonnummer, mejladress eller företag.
Sedan lanseringen har mottagandet varit positivt. Systemet har gjort det snabbare att godkänna nya taggar och framförallt skapat en bättre översikt över vilka taggar som är i omlopp och när de ska lämnas tillbaka.
Det skapar nytta både för Westfield Mall of Scandinavia internt och för centrumets hyresgäster, som får en tydligare och mer effektiv process kring beställning och utlämning av taggar.
Systemet används också vid arbeten utanför ordinarie arbetstider, där tydlighet kring behörigheter, status och ansvar är extra viktig.
Idag används lösningen av över 75 olika hyresgäster i centrumet och arbetet kommer att fortsätta utvärderas och förfinas under 2026 utifrån feedback från användarna.
Patrik Gyllenhammar, Technical Manager på Westfield Mall of Scandinavia, säger:
“För oss var det viktigt att få en lösning som var anpassad efter hur arbetet faktiskt fungerar i centrumet. Genom samarbetet med We Know IT har vi kunnat digitalisera ett viktigt flöde på ett sätt som ger bättre kontroll, snabbare hantering och en tydligare överblick över taggarna i omlopp.”
Ivan Muñoz, Site Manager Avarn Security på Westfield Mall of Scandinavia, säger:
“Systemet har gjort det enklare för oss att följa upp ärenden, godkänna nya taggar och se status på taggar som redan är utlämnade. Det underlättar mycket i den dagliga driften, särskilt när många hyresgäster och olika typer av ärenden behöver hanteras samtidigt.”
Lucas Olsson, projektledare på We Know IT, säger:
“Det här projektet visar styrkan i att bygga digitala lösningar nära användarna. Genom att tidigt involvera technical managers, vakt och receptionspersonal kunde vi förstå de verkliga behoven bakom processen och utveckla ett system som stödjer arbetet i praktiken. Det har varit väldigt roligt att se hur lösningen nu används i den dagliga driften och skapar nytta för både Westfield Mall of Scandinavia och deras hyresgäster.”
Projektet med Westfield Mall of Scandinavia är ett tydligt exempel på hur digitalisering blir som mest värdefull när den utgår från verksamhetens faktiska behov.
Genom att ersätta manuella moment med ett anpassat digitalt system har Westfield Mall of Scandinavia fått bättre kontroll, tydligare spårbarhet och en mer effektiv process för tagghantering.
Under 2026 kommer lösningen att fortsätta utvärderas och vidareutvecklas tillsammans med användarna, med målet att skapa ännu bättre stöd för den dagliga driften i centrumet.
