Unibail-Rodamco-Westfield var i behov av ett smidigare ärendehanteringssystem vid ombyggnationer i deras fastigheter. Processerna har många parter inblandade, olika leverantörer lämnar förfrågningar, svarar på frågor och det är mycket material inblandat. Med Excel och långa mailtrådar kunde processerna bli långsamma och mindre effektiva.
Vi tog fram ett systemflöde för en lättnavigerad webbapp som kunde göra ärendehanteringen snabbare, smidigare och mer kostnadseffektiv. Målet var att kunna ta in fler förfrågningar, minska tiden för administration och att kunna samla all data på ett och samma ställe. Alla inblandade parter skulle ha bättre möjligheter att snabbt kommunicera och agera för att en ombyggnation ska dra igång och flyta på effektivt.
Vi har utvecklat en webbapp med ett väl kommunicerande och integrerat system som uppnår de mål vi satte inför uppdraget. Med hjälp av systemet får byggare svara på frågor kopplat till den ombyggnation som ska göras för att skapa en förfrågan. Med loggar som håller koll på flödet, möjlighet att bifoga filer, automatiserad mailkommunikation via Sendgrid och autentisering med BankID via Assently förkortas ledtiderna. Det är enklare att ta in fler förfrågningar och kommunikationen mellan leverantörer och beställare flyter på sömlöst. Eftersom allt sker och lagras digitalt är administrationen och delningen av information enklare.
Tillsammans med URW har vi nu ett support- och vidareutvecklingsavtal, samt hanterar hosting av webbapplikationen. System behöver regelbundet uppdateras för att koden och systemet fortsatt ska fungera optimalt. Dessutom finns stora möjligheter att vidareutveckla flera funktioner för ett ännu bättre system som genomförs löpande. Med ett vidareutvecklingsavtal hos oss finns det minst en dedikerad utvecklare samt en projektledare tillgänglig när ett behov uppstår.
